Einkauf und Compliance

Tut der Einkauf immer das Richtige, um die besten Preise für die Firma zu erhalten?

Artikel von Dr. Christian Kühl

Die Nachrichten über Korruptions- und Betrugsfälle im Zusammenhang mit den Panama Papers, VW und auch der Deutschen Bank werden kontrovers diskutiert. Warum nehmen die Fälle nicht ab, sondern man hat das Gefühl, es wird auf allen Ebenen weiterhin ein betrügerisches Geschäftsgebaren an den Tag gelegt. Korruption, Bestechung, Preise drücken, Preisabsprachen und andere Mittel scheinen weiterhin probate Mittel im Geschäftsalltag zu sein. Werden sie aufgedeckt, dann führen sie oft zu hohen finanziellen Verlusten und Reputationsschäden. Firmen, Geschäftsführer und deren Mitarbeiter sind daher in unterschiedlichen Verantwortlichkeiten aufgefordert, offensiv gegen kriminelle Machenschaften vorzugehen und Korruption professionell aufzudecken und abzuwehren.

Die Einfallstore für diese Schäden sind vielfältig und können von außen lanciert z. B. durch die Vertriebsorganisation eines potentiellen Lieferanten initiiert werden, genauso kann es jedoch ein korruptes Verhalten innerhalb der eigenen Firma z. B. im Einkauf geben. Der Einkauf ist nach dem Vertrieb eine der auffälligsten Bereiche für mögliche Compliance Verstöße.

 

"Die Deutsche Bahn schätzt, dass die Endkundenpreise 25% über den möglichen Preisen liegen, weil die Einkaufsfunktionen nicht hundertprozentig alle Betrugsversuche abwehren kann." [1]

 

 

Beratungsfirmen als Unterstützung

Viele Firmen wollen sich gerade bei technisch komplexen Themen zusätzlich durch die Einschaltung von Beratungsfirmen absichern, damit der Einkaufsprozess kompetent, transparent, fair und nachprüfbar gestaltet werden soll. Meistens klappt dieses sehr gut, doch unter den Beratungsfirmen gibt es auch Verhaltensformen, die mit fraglichen Geschäftsmodellen nicht immer das Wohl der Kunden im Auge haben.

Seriöse Beratungsfirmen, die den Einkaufsprozess durchführen, vereinbaren mit den Kunden gemäß den entsprechenden Verbandsregeln und DIN oder ISO Vorschriften eindeutige Honorare, die die Leistung der Beratung widerspiegeln. Es gibt jedoch auch in diesem Bereich eine Grau- und Betrugszone, deren Vertreter nur ihren eigenen Vorteil verfolgen. Insbesondere Beratungsfirmen, die dem Kunden mitteilen, dass die Beratung für ihn kostenlos oder besonders günstig sei, sollten den Einkauf und die Geschäftsführung des Kunden hellhörig machen. Wie geht das?

Diese Beratungsfirmen versprechen dem Kunden oft eine zusätzliche Kosteneinsparung beim Einkauf über das Maß hinaus, dass der Kunde selber erreichen würde. Diese zusätzliche Kosteneinsparung dient der Beratungsfirma als Basis für die Berechnung einer eigenen, anteiligen erfolgsabhängigen Vergütung. Als Basis der zusätzlichen Einsparungsgrenze dienen oft die ersten von potentiellen Lieferanten angebotenen Preise zum Beispiel im Rahmen einer Ausschreibung. Führt der Berater jetzt die Einkaufsgespräche durch und realisiert eine weitere Senkung der Angebotspreise, dann werden oft die drei besten Angebote dem Kunden mit einer Empfehlung für einen Anbieter vorgestellt. Folgt der Kunde der Empfehlung und es kommt zum Vertragsabschluss, dann erhält der Berater sein anteiliges Beraterhonorar aus der Differenz zwischen dem anfänglichen Angebotspreis und dem vereinbarten Kaufpreis. Soweit wurde alles vertraglich auch im Vorfeld zwischen dem Kunden und der Beratungsfirma schriftlich vereinbart.

Fallbeispiel Telefonanlage

Doch wo könnte der Schaden für den Kunden entstehen? Am Beispiel einer Investition für eine Telefonanlage (Tabelle 1) sollen die verschiedenen Möglichkeiten des Betrugs gezeigt werden. Da der Kunde selbst oft über keine technischen Kenntnisse in diesem Bereich verfügt, hat er einen Berater hinzugezogen, der in diesem Fall erfolgsabhängig honoriert wird.

1. Bezugsgröße:
Vor Vertragsabschluss mit dem Berater ist genau zu klären, welche Bezugsgröße als Grundlage für den Einkaufserfolg genommen wird. Gilt zum Beispiel der Erfolg bezogen auf das einzelne Angebot oder auf den Durchschnitt aller abgegebenen Angebote? Lieferant D scheint den besten Kaufpreis (370.000 Euro) zu haben, doch das Honorar des Beraters kann je nach Vereinbarung (Durchschnittswert 179.000 Euro bzw. Einzelangebot D 232.000 Euro) um 53.000 Euro variieren. Bei diesem Anreizsystem ist es für den Berater jedoch von Vorteil, wenn keine Marktpreise sondern sehr hohe Angebote nahe den Listenpreisen im ersten Schritt abgegeben werden.

2. Anbietertransparenz und erster Angebotspreis:
Wie sieht es mit den Angeboten E und F (Tabelle 2) aus, die zu Marktpreisen oder Niedrigpreisen angeboten haben? Hat der Berater dem Kunden alle Angebote zugänglich gemacht? Wenn der Berater die Angebote E und F mit einrechnen würde, dann wären bei gleichen technischen Gegebenheiten auch die Angebote E und F im Vergleich zu D als Lösung möglich. Nur bei Einbeziehung der Lösung E und F wäre je nach erfolgsabhängiger Vereinbarung der Anteil für die Beraterfirma wesentlich niedriger. In diesen Fällen kann es passieren und einschlägige Rechtsfälle bestätigen es, dass der Berater ohne Wissen des Kunden die Anbieter E und F auffordert, ein neues, erstes Angebot zum erhöhten bis zum doppelten Preis abzugeben. Sollten Anbieter E und F dieses nicht tun, dann teilt die Beratungsfirma diesen Anbietern mit, leider könne man das Angebot aus welchen Gründen auch immer nicht weiterverfolgen.

3. Vermittlungsprovision:
Der Berater empfiehlt ein Angebot D und der Kunde entscheidet sich jedoch für C. Hat der Berater jetzt eine Einbuße von 24.000 Euro hinnehmen müssen? Das muss nicht sein, denn der Berater kann noch ein weiteres Betrugsszenario entwickeln. Der Berater kann direkt oder indirekt mit den 4 Lieferanten A, B, C und D jeweils eine Abschlussprovision vereinbart haben. Er hat sein Vorgehen des hohen Preises und den Einkaufserfolg nochmals abgesichert und sorgt bei seinen Kunden dafür, dass alle 4 Lieferanten abwechselnd zum Zuge kommen. Anbieter E und F haben keine Chance und deren Angebote können so zum Nachteil des Kunden kaum in einer engeren Auswahl konkurrieren.

Die Nachteile dieser Betrugsformen trägt der Kunde und hat erhöhte Kosten.

  • Er erreicht oft nicht den bestmöglichen Marktpreis.
  • Er zahlt schnell ein überhöhtes Beratungshonorar.
  • Er hat erhöhte Kosten durch höhere Einkaufspreise, weil der Anbieter die mögliche Abschlussprovision für den Berater in seinen Angebotspreis erhöhend einkalkuliert hat.
  • Ihm werden marktgerechte und innovative Lösungen durch Ausschluss von Anbietern vorenthalten.
  • Ihm fehlen Markt- und Wettbewerbstransparenz.

Grundsätzlich und besondere bei Kenntnis dieses Vorgehens im Einkauf sind Vorstände und Geschäftsführer verpflichtet, die Risiken des Einkaufs im Rahmen Ihres Compliance Management Systems zu bewerten. Dieses schließt alle Einkaufspartner und auch Beratungsfirmen ein. Die alleinige Benennung eines Compliance Beauftragten reicht nicht aus, es sind umfangreiche Schulungsmaßnahmen und Kontrollen für den eigenen Einkauf einzuplanen. Treten Vorfälle auf, dann sind die Geschäftsführer verpflichtet, diesen nachzugehen und zu ahnden. Das eingerichtete Compliance Management System ist dann entsprechend nach zu schärfen.

Lohnt es sich?

Entscheiden Sie selbst, ob es sich für Ihre Unternehmung lohnt.

Der Wettbewerb zwingt Unternehmen ständig dazu, über ihre Kosten nachzudenken.

Die Deutsche Bahn wurde 2013 durch ein Gesetz mit dem Wettbewerb durch Fernbusse konfrontiert. Seit der Liberalisierung des Fernverkehrs Anfang 2013 steigen immer mehr Reisende in Fernbusse um. Im Jahr 2014 konnten die Busse ihren Marktanteil sogar auf elf Prozent erhöhen.[2] Mit 21,8 Millionen Fahrgästen konnten Fernbusse im Jahr 2015 gegenüber dem Vorjahr 36 Prozent mehr Kunden für sich gewinnen.[3] Der Vorstand der Deutschen Bahn wäre froh, wenn er die Möglichkeit hätte, seine Endkundenpreise im Fernverkehr um bis zu 25% senken zu können. Doch leider wirken die Fehler im Einkauf manchmal über Jahre hinweg auf eine schlechtere Kostenposition ein und bedeuten eine Einschränkung der Handlungsmöglichkeiten.

Quellen

[1] www.welt.de/wirtschaft/article131930935/CRK-4-Diese-Spezialeinheit-treibt-Millionen-ein.html
[2] www.spiegel.de/wirtschaft/unternehmen/fernbusse-verdoppeln-2014-ihre-kundenzahl-a-1056800.html
[3] www.busplaner.de/aktuelles/omnibus-news-touristik-nachrichten/11544/Fernbusse-Knapp-22-Millionen-Fahrgaeste-im-Jahr-2015/Mit-36-Prozent-mehr-Kund

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