Die Telefonkonferenz – praktisch aber auch effizient? 30 Regeln für eine effiziente Telefonkonferenz

 

Artikel von Ralf Strehlau

Egal ob im Großkonzern oder in mittelständischen Unternehmen, die Telefonkonferenz ist eine beliebte Meeting-Variante. So gut die Idee der Telefonkonferenz auch ist, so optimierungsbedürftig ist teilweise deren Nutzung.
Folgende Situationen kommen Ihnen vielleicht bekannt vor:

  • Das Gespräch hat bereits begonnen, wird aber durch ständiges Aufpoppen neuer Teilnehmer wieder unterbrochen
  • Technische Probleme oder störende Nebengeräusche aus dem Umfeld der Teilnehmer, bspw. Autobahn, Flughafen oder Café sind eher die Regel als die Ausnahme
  • Einige Teilnehmer zeigen ihr Desinteresse aktiv durch Parallelaktivitäten, wie dem Schreiben von E-Mails, essen o.Ä.
  • Weitere typische Gegebenheiten finden Sie in diesem Video.

All diese Situationen führen zu Frustration und letztendlich zur Ineffizienz der Telefonkonferenz. Bevor wir aber über Effizienzsteigerung von Telefonkonferenzen sprechen können, sollte klar sein, wann die Durchführung einer Telefonkonferenz sinnvoll ist und wann nicht:

 

Durchführung einer TelefonkonferenzVermeidung einer
Telefonkonferenz
Bei bis zu sechs TeilnehmernBei mehr als sechs Teilnehmern

 

Bei unkritischen Themen, wie ersten Abstimmungen, Statusberichten, Informations-runden etc.

 

Bei Besprechung komplexer oder kritischer Themen, wie Teamkonflikten, richtungs-weisenden Projektentscheidungen etc.

 

Alle Teilnehmer haben sehr selten die Möglichkeit sich persönlich zu treffen, da sie bspw. an verschiedenen Orten tätig sind

 

Alle Teilnehmer haben die Gelegenheit sich oft und problemlos zu treffen, bspw. arbeiten sie im selben Gebäudekomplex o. Ä.

 

Zur Steigerung der Effizienz einer Telefonkonferenz sollten folgende Regeln eingehalten werden:

1. Grundverständnis: Eine Telefonkonferenz ist ein ernstzunehmendes Meeting

2. Ein Verantwortlicher für Organisation und Moderation der Telefonkonferenz muss definiert sein

3. Die Teilnehmeranzahl sollte drei bis sechs Personen betragen

4. Konkrete und kommunizierte Agenda / Zielsetzung der Telefonkonferenz

5. Sicherstellung einer funktionierenden Technik, insbesondere bei Bildschirmübertragungen

6. Eine ruhige Umgebung der Teilnehmer während der Telefonkonferenz

7. Nennung des Namens bei Eintritt in den Konferenzraum

8. Striktes Unterlassen von Nebenaktivitäten wie dem Schreiben von E-Mails, essen, trinken o.Ä.

9. Kurze, klare und zielführende Statements

10. Ergebnisprotokoll nach der Telefonkonferenz

Die Effizienz einer Telefonkonferenz können sowohl Moderator als auch Teilnehmer beeinflussen, daher sind folgende Hinweise zu beachten:

 

Als Moderator:

12. Lade ich alle Teilnehmer zur Telefonkonferenz ein und sende neben den Einwahldaten eine kurze Agenda / Zielsetzung mit, damit sich die Teilnehmer entsprechend vorbereiten können

13. Teste ich (bei Videokonferenzen oder Telefonkonferenzen mit Bildschirmübertragung) vorab die technische Durchführbarkeit

14. Sende ich zur Sicherheit Unterlagen, sofern ich welche zeigen möchte, vorab an die Teilnehmer

15. Wähle ich mich kurz vor Beginn der Telefonkonferenz in den Konferenzraum ein

16. Überprüfe ich durch aktives Zuhören oder Nachfragen, ob alle Teilnehmer anwesend sind

17. Sorge ich bei Unruhe, technischen Problemen o. Ä. für rasche Beseitigung der Störfaktoren, bspw. mit Hinweisen sich erneut einzuwählen oder ggf. nicht via Freisprechanlage zu telefonieren

18. Ziehe ich den Sprechpart von Teilnehmern vor, die die Telefonkonferenz früher verlassen müssen

19. Fasse ich am Ende der Telefonkonferenz die Ergebnisse mündlich zusammen und beende die Telefonkonferenz

20. Sende ich nach der Telefonkonferenz ein Ergebnisprotokoll an alle Teilnehmer

 

Als Teilnehmer:

21. Gebe ich vorab, spätestens zu Beginn der Telefonkonferenz dem Moderator Bescheid, falls ich diese früher verlassen muss

22. Bereite ich mich inhaltlich auf die Telefonkonferenz vor und habe zu Punkten, die einen Beitrag meinerseits erfordern Aussagen oder Informationen parat

23. Stelle ich vor der Telefonkonferenz sicher, dass ich an einem ruhigen ungestörten Ort bin. Selbst wenn ich am Flughafen o. Ä. aufhalte, organisiere ich mir einen ruhigen Ort

24. Bin ich dafür verantwortlich, dass meine Technik funktioniert. Ich achte darauf, dass ich Handyempfang habe und ordentlich in das Telefonmikrofon sprechen kann

25. Wähle ich mich pünktlich in die Telefonkonferenz ein und melde mich mit meinem Namen als anwesend, sollte ich mich verspäten, gebe ich dem Moderator vorher Bescheid

26. Fokussiere ich mich ausschließlich auf die Telefonkonferenz und gehe keinen Parallelaktivitäten wie E-Mails-Schreiben, essen, trinken etc. nach

27. Halte ich mich an die üblichen Gesprächsregeln: höre zu, rufe nicht dazwischen und formuliere kurze, klare und themenfokussierte Statements

28. Versuche ich mich direkt wieder einzuwählen, wenn ich aus einer Telefonkonferenz gefallen bin. Sollte dies wiederholt nicht funktionieren, wende ich mich unverzüglich per E-Mail, Handy o.Ä. an den Moderator

29. Gebe ich Bescheid, wenn ich einen Teilnehmer nicht verstehe oder bspw. Dokumente via Bildschirmübertragung bei mir nicht sichtbar sind, damit ich der Telefonkonferenz ständig folgen kann

30. Gebe ich dem Moderator im Anschluss Feedback, falls mich Punkte wie Durchführung, Planung etc. der Telefonkonferenz stören, und ich der Meinung bin, dass eine Verbesserung dieser Punkte zu einer effizienteren Durchführung führen wird

 

Mit der Einhaltung einiger Regeln lassen sich Telefonkonferenzen erfolgreich durchführen. Vergegenwärtigen Sie sich diese immer wieder, dann steht einer effizienten Telefonkonferenz nichts mehr im Wege.

Haben Sie Fragen zu diesen oder anderen Themen der Projektkommunikation? Gerne stehe ich Ihnen jederzeit zur Verfügung. Sie erreichen mich per E-Mail unter ralf.strehlau@anxo-consulting.com oder unter Telefon 06192 40 269 0.

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