Einkauf im B2B

Der Fokus auf das Wesentliche

21.03.2025 | Artikel von Jost H. Buthmann

Wichtige Einkaufsverhandlungen sind oft komplex und herausfordernd, insbesondere im B2B-Bereich, wo sie insbesondere für den Aufbau, die Pflege langfristiger und bedeutender Geschäftsbeziehungen entscheidend sind. In diesen Verhandlungen müssen strategische Themen im Mittelpunkt stehen, um die optimalen Ergebnisse zu erzielen. Leider verschiebt sich der Fokus jedoch gerne auf die weniger kritischen Punkte, die wertvolle Zeit und Ressourcen binden. Lassen Sie uns die wesentlichen Themen sowie die typischen ablenkenden Faktoren einmal genauer beleuchten.

Das Wesentliche in Verhandlungen

Preisgestaltung:
Effiziente Verhandlungen beginnen mit der Festlegung einer wettbewerbsfähigen Preisstruktur. Men-genrabatte, Preisgleitklauseln und vor allem langfristige Preisvereinbarungen spielen dabei eine ent-scheidende Rolle. Es muss vorher klar sein, wie beide Seiten mit den unvorhersehbaren, dauernd dazwischen grätschenden Einflüssen bilateral aber auch im ganzen Supply Net umgehen wollen. Solche Vereinbarungen nehmen viel Druck aus dem laufenden Prozess und erhöhen maßgeblich die Planungssicherheit bei allen Beteiligten.

Produktspezifikation und Qualität:
Die Sicherstellung, dass Produkte den Spezifikationen und besser noch den echten Anforderungspro-filen entsprechen, ist entscheidend. Nur dann können Lieferanten auf allen Stufen ihre Material- und Produktexpertise einbringen und ihr Forschungs- und Entwicklungspotenzial ausschöpfen. Auch dies stellt die Grundlage für eine qualitativ hochwertige Beziehung dar.

Lieferbedingungen:
Um Verzögerungen oder Qualitätsprobleme beim Produktfluss schnellstmöglich abzuwenden, sind klare Lieferbedingungen unverzichtbar, einschließlich der Integration von Rückgabe- und Garantiever-einbarungen, die die Lieferung fehlerfreier Produkte und einen klaren Prozess zur Mängelbehebung vorab gewährleisten.

Zahlungsbedingungen:
Flexible Zahlungsbedingungen, wie verlängerte Zahlungsfristen, Vorauszahlungsmöglichkeiten, Teilzahlungspläne oder gar Zahlungsaufschübe bei äußeren Einflüssen können hilfreich sein, um den Cashflow zu steuern. Das ist für die Finanzabteilungen auf beiden Seiten extrem wichtig und muss vorab geklärt sein.
Vertragsannahme: Eine klare und einvernehmliche Vertragsannahme ist wichtig, um sicherzustellen, dass beide Parteien die Bedingungen vollständig verstanden und akzeptiert habe und jeweils intern alle relevanten Stellen eingebunden und informiert sind. Das schafft Klarheit, einschließlich aller Klauseln bezüglich Lieferungen, Zahlungen und Qualität.

Langfristige Beziehungen und Pflichten der Parteien:
Der Aufbau stabiler und wirklich belastbarer Beziehungen geht Hand in Hand mit einer klaren Definition der Pflichten beider Parteien. Zu diesen Pflichten gehören neben der Erfüllung vertraglich vereinbarter Aufgaben, vor allem die gegenseitige Offenheit, Transparenz und Kommunikation jederzeit insbesondere kritische Themen anzusprechen, bevor daraus handfeste Probleme werden. Dieses Verständnis beider Parteien zahlt dann in hohem Maße auf die Festigung der Geschäftsbeziehung ein.

Marktbedingungen und Benchmarks:
Ein umfassendes Verständnis des Marktes, der Branchensituation und der branchenüblichen Konditionen und Vorgehensweisen hilft, fundierte Entscheidungen zu treffen, effektive Verhandlungen zu führen und gemeinsam nachhaltiger zu agieren und langfristig aufgestellt zu sein.

Last but not least, das Verhandlungsgeschick ist und bleibt der alles entscheidende Faktor für den gemeinsamen Erfolg. Die Fähigkeit, effektiv zu kommunizieren und zu verhandeln wird über viele Jah-re entwickelt. Die Frage ist schon lange nicht mehr „Wie können wir die Verhandlung gewinnen“, son-dern „Wie können wir die Verhandlung nutzen, um dauerhaften Mehrwert für alle zu schaffen“. Damit bekommen auch ganz nebenbei ESG-Themen beider Firmen einen erheblichen Push.

Die Ablenkungsmanöver

Wir müssen bitte auch an dieser Stelle einmal ehrlich bleiben. In unseren Beschaffungsorganisationen und noch mehr an deren Schnittstellen gibt es ein gerütteltes Maß an Beharrungsvermögen, bitte bloß nichts zu ändern. Diese ablenkenden Faktoren in Verhandlungen sind nicht zu unterschätzen:

Rechtliche Anforderungen und Compliance:
Gesetzliche Aspekte wie Vergaberecht, Vertragsrecht, Haftungsbegrenzungen und Gewährleistung benötigen oftmals umfassende Aufmerksamkeit, da sie rechtliche Konflikte vermeiden helfen. Obwohl notwendig, können diese Punkte den Fokus von den strategischen Unternehmenszielen ablenken.

Risikoaversion:
Unternehmen neigen dazu, Risiken zu minimieren, was oft zu intensiven und zeitaufwendigen Diskus-sionen über Punkte wie Vertragsende oder Vertragsstrafen führt. Diese Aspekte sind im Einzelfall wichtig, dürfen aber nicht den gesamten Verhandlungsprozess ausbremsen.

Unvollständige Vorbereitung und interne Vorgaben:
Gerne führt eine kaschierte und unzureichende Vorbereitung zu ineffizienten Diskussionen über leicht erreichbare Punkte, während strategische Themen viel zu kurz kommen. Ebenso führen auch interne Vorgaben und Checklisten, die nicht vollständig auf die spezifische Verhandlungssituation abgestimmt sind, zu einer Verschiebung des Fokus missbraucht.

Strategische Schwerpunkte:
Unterschiedliche Parteien auf beiden Seiten können unterschiedliche strategische Prioritäten haben, und wenn diese im Vorfeld nicht korrekt abgestimmt sind, führt es unweigerlich zu einer Verschiebung des Fokus und nimmt kostbare Zeit in Anspruch.

Der Schlüssel zu erfolgreichen Verhandlungen liegt in der Balance zwischen den wirklich kritischen Themen und den notwendigen rechtlichen und risikogesteuerten Diskussionen. Ziel muss es sein, die wichtigsten strategischen Ziele im Mittelpunkt zu halten und gleichzeitig rechtliche Erfordernisse effizient zu behandeln. Mit geübtem Verhandlungsgeschick können Sie sicherstellen, dass Ihre Gespräche sowohl die Maximierung Ihrer Vorgaben als auch die Minimierung Ihrer Risiken erreichen.

Wenn Sie diese Themen auch im Unternehmen wahrnehmen und angehen wollen, dann haben wir die Experten, die Methoden und die Instrumente, um gemeinsam Ihr Supply Net, das Lieferantenma-nagement und das Beschaffungsmarketing in 2025 und für die Zukunft nachhaltig und gezielt zu entwickeln.

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