Forderungsmanagement

Prozesse und Organisation

21.03.2025 | Artikel von Hilmar Schmidtke

Liquidität aktuell der Erfolgsfaktor

In der aktuellen Wirtschaftslage ist die Liquidität oft der Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg oder der Insolvenzreife. Ein effizientes Forderungsmanagement ist von entscheidender Bedeutung. Besonders in equity- bzw. fremdfinanzierten Unternehmen, wo das Motto „Cash is King“ gilt, ist eine sorgfältige Planung und Steuerung der Einnahmen unerlässlich.

Ein Beispiel verdeutlicht die Bedeutung: Bei einem Jahresumsatz von 75 Millionen Euro kann die Re-duzierung der Days Sales Outstanding (DSO) um nur einen Tag mehr als 200.000 Euro zusätzliche Liquidität bedeuten. Mit einem gut organisierten Forderungsmanagement lässt sich eine Reduzierung der DSO um 5 bis 10 Tage durchaus realisieren, was die finanzielle Flexibilität eines Unternehmens erheblich steigern kann.

Während die Ausgabenseite durch Investitionen, Bestände und Einkaufskonditionen weitgehend kontrollierbar ist, unterliegt die Einnahmenseite einem erheblichen Maß an externen Einflüssen. Ein gut organisiertes Forderungsmanagement kann jedoch helfen, diese Herausforderungen zu meistern und die Zahlungsfähigkeit des Unternehmens zu sichern.

Zusammenarbeit der Abteilungen

Ein erfolgreiches Forderungsmanagement setzt die enge Zusammenarbeit verschiedener Abteilungen, darunter Vertrieb, Buchhaltung, Rechnungsstellung, Service und Kundenbetreuung voraus. Diese Abteilungen müssen Hand in Hand arbeiten, um sicherzustellen, dass alle Prozesse reibungslos ablaufen und potenzielle Probleme frühzeitig erkannt und behoben werden. In Krisenzeiten sollten wöchentliche Besprechungen stattfinden, während in normalen Zeiten monatliche Abstimmungen ausreichend sind.

Prozess des Forderungsmanagements

Der Prozess des Forderungsmanagements beginnt bereits bei der Vertragsgestaltung und der Festle-gung der Zahlungskonditionen durch den Vertrieb. Es ist entscheidend, dass die vereinbarten Konditi-onen klar und eindeutig sind. Nach der Leistungserbringung müssen die Informationen über die Liefermenge rechtzeitig und korrekt an die Rechnungsstellung übermittelt werden. Eine fehlerfreie und zeitnahe Rechnungsstellung ist der erste Schritt zu einer pünktlichen Zahlung durch den Kunden.

Idealerweise zahlt der Kunde innerhalb der vereinbarten Frist, und alle Beteiligten sind zufrieden. Doch was passiert, wenn der Kunde nicht zahlt? In diesem Fall kommt es zu einer Zahlungserinne-rung, gefolgt von Mahnungen, die im schlimmsten Fall zu gerichtlichen Schritten führen können. Es ist jedoch wichtig, die Gründe für die verspätete Zahlung zu verstehen und zu adressieren, bevor es zu solchen Eskalationen kommt

Gründe für verspätete Zahlungen

Es gibt zahlreiche Gründe, warum Kunden nicht pünktlich zahlen, selbst wenn sie dazu bereit sind. Einige der häufigsten Gründe sind:

• Fehlerhafte oder unvollständige Rechnungen (z. B. falsche Rechnungsadresse, fehlenden Auftragsnummer vom Kunden)
• Nicht oder nur teilweise erbrachte Leistungen
• Nicht vertragsgemäße Lieferung oder beschädigte Ware
• Kündigung oder Stornierung des Auftrags durch den Kunden
• Insolvenz des Kunden

Diese Probleme können aus verschiedenen Abteilungen stammen, was die Herausforderung erhöht, die benötigten Informationen schnell und effizient zusammenzustellen. Oftmals hat der Kunde die Probleme bereits in einer Abteilung angesprochen, doch diese Informationen wurden nicht weiter kommuniziert, was zu Verzögerungen und Missverständnissen führt. Zudem kann es vorkommen, dass interne Prozesse nicht klar definiert sind, was zu Informationslücken und unnötigen Verzögerungen führt.

Fehlervermeidung und Problemlösung

Die erste Aufgabe eines effizienten Forderungsmanagements ist es, durch gut integrierte Systeme und Prozesse sowie eine gute Organisation Fehler zu vermeiden oder zumindest zu minimieren. Dies hilft nicht nur, Mehrarbeit im Unternehmen zu vermeiden, sondern steigert auch die Kundenzufriedenheit. Die Kundenzufriedenheit und das Vertrauen des Kunden ist wichtig, um vielleicht ein Bankeinzugsverfahren mit ihm zu verhandeln, welches uns wiederum mehr Planungssicherheit bringt.

Sollten dennoch Probleme auftreten, ist es wichtig, diese offen anzusprechen und nicht zu verschweigen oder die Verantwortung auf andere abzuwälzen. Die beteiligten Abteilungen müssen schnell zusammenarbeiten, um Fehler zu korrigieren und dem Kunden zu zeigen, dass das Unternehmen ein zuverlässiger Partner ist, der sich um seine Bedürfnisse kümmert. Nur so kann man auch erwarten, dass der Kunde sich an die vereinbarten Zahlungsfristen hält.

Umgang mit säumigen Zahlern

Für Kunden, die trotz aller Bemühungen nicht zahlen, ist ein abgestuftes und striktes Mahnwesen unerlässlich. Nach einer ersten Zahlungserinnerung sollten Mahnungen in regelmäßigen Abständen folgen. Allerdings sollte der persönliche Kontakt nicht vernachlässigt werden. Telefonate, Team-Calls oder persönliche Gespräche können helfen, Fragen direkt zu klären und schnell zu einer Lösung zu kommen. Mehrere Mahnungen ohne persönlichen Kontakt ziehen den Prozess unnötig in die Länge und schaden der Geschäftsbeziehung.

Eine immer wiederkehrende Diskussion gibt es bei der internen Verantwortung: Ab wann wandert diese vom Vertrieb in das Finanz- und Rechnungswesen. Gerade solche kritischen Schnittstellen im Unternehmen müssen geklärt und klar an die Kunden kommuniziert sein und dann auch gelebt werden.

Fazit

Ein effizientes Forderungsmanagement ist ein entscheidender Faktor für die finanzielle Stabilität eines Unternehmens. Durch die enge Zusammenarbeit der beteiligten Abteilungen, die Vermeidung von Fehlern und den proaktiven Umgang mit Zahlungsverzögerungen kann ein Unternehmen seine Liquidität sichern und langfristige Geschäftsbeziehungen aufbauen. Es ist wichtig, dass alle Beteiligten die Bedeutung eines gut organisierten Forderungsmanagements verstehen und aktiv dazu beitragen, diesen Prozess zu optimieren. Die passende Unterstützung in der operativen Umsetzung, in Form von Coaching oder als Berater, bietet die ANXO Ihnen gerne an.

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