7 kritische Faktoren beim Managen von Vorhaben

Artikel von Ralf Strehlau

Das innerbetriebliche Erfinden von Projekten hat Konjunktur. Für Führungskräfte scheint es „hip“ zu sein, Projekte ins Leben zu rufen und möglicherweise als besonders kreativ zu gelten. Mitarbeiter hingegen „flüchten“ ins Projekt: „Ich habe ein Projekt, also bin ich.“ Kein Wunder also, dass bei der Masse an Projekten der Anteil der Vorhaben zunimmt, die das Ziel nicht erreichen. Woran liegt das? Was ist der Grund? Schauen wir uns also Projekte genauer an. Wo liegen die kritischen Faktoren?

Projekte sind weitestgehend einmalige Vorhaben, dessen Struktur eine bestimmte Komplexität aufweist und dessen festgelegte Zielsetzung in vorgegebener Zeit und mit den vorgegebenen Mitteln zu erreichen ist. Schon hier liegt der erste kritische Faktor:

Kritischer Faktor 1

Viele firmeninterne Auftraggeber wie z.B. Bereichsleiter und Geschäftsführer beauftragen Personen und Teams mit Aufgaben, die nur nebulös umschrieben sind oder eigentlich Teil des Tagesgeschäftes der Beauftragten sind. Das führt häufig dazu, dass die Vorhaben nicht sauber aufgesetzt werden (können) oder im Tagesgeschäft „untergehen“.

Sollten Sie mit nebulösen Projektideen als Projektleiter konfrontiert werden, fragen Sie nach, um das Projektziel klar und deutlich umreißen zu können.

Kritischer Faktor 2

Der zweite kritische Faktor ist die Art und Weise der internen Beauftragung durch den Auftraggeber. Beauftragt wird nach unserer Erfahrung aus dem Eindruck, „… dass da mal was gemacht werden müsse.“ Ein mehr oder weniger dezenter Hinweis wie „Kümmern Sie sich doch mal um …“ ist zwar häufig als Projektauftrag gemeint, wird jedoch nicht als solcher verstanden. Angenommen werden diese Art Aufträge meist als Anweisung aufgrund der hierarchischen Einordnung der Gesprächspartner.

Gelöst werden kann dieses Mussverständnis nur durch eine persönliche Auftragsklärung zwischen dem internen Auftraggeber und dem internen Auftragnehmer mit kurzer Niederlegung der wichtigsten Eckpunkte wie Projektziel, Endpunkt und Budget. Oft ist es hilfreich, diese Eckpunkte als kleine Projektvereinbarung niederzulegen. I.d.R. reicht eine A4-Seite, um alles Wesentliche zu beschreiben.

Kritischer Faktor 3

Für den Projektleiter steht jetzt einer der wichtigsten Punkte an: die Projektplanung mit den Meilensteinen – unser kritischer Faktor 3. Üblicherweise sollte ausgehend vom Projektziel, dem Budget und den zur Verfügung stehenden Ressourcen eine Vorwärtsplanung angestrebt werden. Ziel ist es, einen realistischen Termin zu erhalten, an dem die Ziele erreicht sein können. Dieses Ergebnis sollte dann gegen den vorgegebenen und vom internen Auftraggeber gewünschten Endtermin gespiegelt werden. Damit ist eine gute Diskussionsgrundlage zwischen internem Auftraggeber und –nehmer hergestellt und sollte von beiden Parteien unbedingt zur offenen Diskussion über Prioritäten, Leistungsumfänge und Ressourcen genutzt werden. Unterbleibt diese Diskussion jedoch, wird häufig der Mangel während des gesamten Projektes verwaltet. Nach der Einigung über Endtermin, Prioritäten, Leistungsumfänge und Ressourcen kann die Meilensteinplanung angepasst werden.

Kritischer Faktor 4

Die Besetzung des Projektteams ist häufig kritischer Faktor 4. Mitarbeiter werden oft nach der aktuellen Auslastung („Der hat doch gerade Zeit.“), dem sozialen Aspekt („Frau xyz ist immer so nett.“) und manchmal auch anhand der fachlichen Komponente für das Team bestimmt. Die Auswahl nach dem Grad des Beitrages, den das Projektteammitglied für das Projektziel leisten kann und dem gewünschten Umfang der Persönlichkeitsentwicklung findet nur selten statt. Dabei sind „echte“ Projekte für die Entwicklung des Unternehmens und der Mitarbeiter wie Katalysatoren.

Jetzt beginnt die Projektarbeit im Team. Auch hier wiederum gibt es eine Reihe von Punkten die zu beachten sind. Auf fachliche Aspekte soll an dieser Stelle nicht eingegangen werden. Hier sei nur ein ganz wichtiges Thema genannt, das sich in einer großen Anzahl von Projekten als Erfolgsfaktor herauskristallisiert hat: die Projektkommunikation - der nächste kritische Faktor.

Kritischer Faktor 5

Dabei ist nicht die Kommunikation innerhalb des Projektteams oder mit dem Auftraggeber gemeint, sondern die geplante und strukturierte Kommunikation in die Bereiche, die von der Durchführung und/ oder der Auswirkung des Projektes betroffen sind. Aus eigener Erfahrung können wir einschätzen, dass hier die meisten Versäumnisse in der Praxis vorkommen und mit Nicht-Information der meiste Schaden angerichtet wird. Nicht-Information erzeugt Misstrauen und Angst. Dies beeinträchtigt Organisationen in ihrer Arbeitsfähigkeit – bis hin zur Lähmung.

Versichern Sie sich bitte auch während der Projektlaufzeit – natürlich durch persönliche Kommunikation – stets davon, ob ihr Projektauftraggeber weiter hinter der Aufgabe, dem Projektleiter und dem Team steht. Nur mit einem starken Commitment kann ein Projekt zum Ziel geführt werden.

Es ist relativ überschaubar, einen strukturierten und der Projektaufgabe angemessenen Kommunikationsplan zu erstellen; nicht jedoch, diesen umzusetzen. Planen Sie bitte Personal ein. Kommunikation aus dem und über das Projekt muss aktiv vorangebracht werden und ergibt sich nicht von selbst.

Parallel zur Kommunikation in einem laufenden Projekt ist es notwendig, konsequent die Umsetzung von Maßnahmen zu kontrollieren – eine heikle Angelegenheit.

Kritischer Faktor 6

Abhängig von der Erfahrung der Projektmitarbeiter oder auch der Kultur des Unternehmens betrachten Menschen die begonnene Aufgabe häufig als schon fast abgeschlossen und melden diese im Projekt als umgesetzt. Das böse Erwachen kommt recht schnell. Nämlich dann, wenn Projektteilnehmer auf den Ergebnissen ihrer Projektkollegen aufbauen müssen und dort „Arbeitsruinen“ vorfinden. Besonders spannend ist es dann stets, die Begründungen zu hören. „Arbeitsruinen“ behindern nicht nur den Projektablauf, sondern erschweren auch eine kollegiale Zusammenarbeit.

Richtiger ist es, gleich zu Anfang Spielregeln festzulegen, was unter einer „erledigten Aufgabe“ zu verstehen ist und wie mit möglichen Behinderungen umgegangen wird. Der Erledigungsgrad muss in regelmäßigen Abständen überprüft werden. Beauftragen Sie in Ihrem Projekt jemanden mit dieser Aufgabe, der strukturiert denkt und handelt und der im Team angesehen ist – das reduziert die häufig angetroffene Feilscherei um Erledigungsgrade.

Wenn das Projekt dann pünktlich zum Abschluss gekommen ist und die vereinbarten Ziele erreicht wurden, wird nicht nur das Projektteam und der Projektleiter durch den Auftraggeber entlastet, sondern auch die Erfolge im Unternehmen bekannt gegeben. Bis hierher mag es den meisten Lesern einleuchten.

Kritischer Faktor 7

Erfolge feiern. Allzu oft wird nach Projektende zum Tagesgeschäft übergangen und nicht mehr über das Projekt und seine Erfolge gesprochen. Damit wird jedoch weder die Leistung des Teams noch die eigene Leistung bewusst. Aus diesem Grund sollte sich das Team nach Projektende nochmals zusammen finden und den Erfolg gemeinsam feiern.

Zusammenfassung

Fassen wir die kritischen Faktoren des Managens von Vorhaben in einer Übersicht für Sie zusammen:

Kritischer Faktor 1: Projektziel: Definition und Vorgehensweise
Kritischer Faktor 2: Projektvereinbarung
Kritischer Faktor 3: Projektplanung
Kritischer Faktor 4: Teambesetzung
Kritischer Faktor 5: Projektkommunikation
Kritischer Faktor 6: Umsetzungskontrolle
Kritischer Faktor 7: Erfolge feiern

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