Schreiben Sie Ihre eigene KI-Policy

Wie der Mittelstand klar und geregelt KI einführen kann – sicher, wirksam und pragmatisch

22.05.2025 | Artikel von Frank Petermann

Warum Sie jetzt eine KI-Policy brauchen

Künstliche Intelligenz ist kein Zukunftsthema mehr – sie ist längst Teil der Gegenwart. Ob in der Textverarbeitung, im Kundenservice oder im Marketing: KI-Tools halten Einzug in mittelständische Unternehmen. Doch mit der Einführung kommen auch Fragen. Wer darf was? Welche Daten dürfen genutzt werden? Was ist erlaubt – und was nicht?

Gerade im Mittelstand – wo IT, Business und Menschen eng verzahnt sind – ist es entscheidend, dass die Einführung von KI nicht dem Zufall überlassen wird. Ohne klare Regeln riskieren Sie Datenlecks, ungewollte Offenlegung von Geschäftsgeheimnissen und Rechtsverstöße.

Genau hier setzt eine KI-Policy an. Sie schafft Klarheit im Umgang mit KI, schützt Ihre Daten, Ihr Know-how und Ihre Mitarbeitenden – und stellt sicher, dass Sie neue Technologien sicher, rechtskonform und verantwortungsvoll nutzen.

Was Sie mit einer KI-Policy erreichen

Eine gute KI-Policy verfolgt mehrere Ziele gleichzeitig:

• Sie schafft einen klaren Orientierungsrahmen nach innen und außen, wie sie verantwortungsvoll KI im Unternehmen einsetzen
• Rechtssicherheit: Sie sorgt dafür, dass Sie auch mit Blick auf DSGVO, Urheberrecht und den kommenden EU AI Act auf der sicheren Seite sind
• Schutz sensibler Daten: Sie regelt, welche Informationen in welchem KI-Tool verwendet werden dürfen – und wo Grenzen sind
• Verlässlichkeit und Orientierung im Alltag: Mitarbeitende wissen, was erlaubt ist – und können KI ohne Unsicherheiten oder Angst einsetzen
• Transparenz und Verantwortung: Sie vermeiden ungewollte Diskriminierung durch Algorithmen und sorgen dafür, dass kritische Entscheidungen immer von Menschen getroffen werden

Und: Sie schaffen Vertrauen – intern wie extern. Denn wer KI verantwortungsvoll nutzt, zeigt Haltung.

Die Bestandteile einer guten KI-Policy

Eine KI-Policy ist kein 80-seitiger Wälzer voller juristischer Paragraphen. Sondern ein schlankes, praxisnahes Dokument, das Orientierung bietet – für Führungskräfte wie Mitarbeitende.

Die folgenden Elemente sollten enthalten sein:

1. Einleitung & Zweck
Warum führen Sie die Richtlinie ein? Was wollen Sie damit erreichen? Es geht um einen sicheren, rechtskonformen und ethischen KI-Einsatz – und darum, Ihre Innovationskraft zu entfalten.

2. Geltungsbereich
Die Policy sollte klar regeln, für welche Abteilungen, Systeme und Anwendungen sie gilt. Eine Bestandsaufnahme vorhandener und geplanter KI-Tools ist sinnvoll – um „Schatten-KI“ zu vermeiden.

3. Verantwortlichkeiten
Wer trägt die Verantwortung? Oft empfiehlt sich die Benennung eines KI-Beauftragten oder eines kleinen Gremiums.

4. Definitionen
Was gilt als „KI-System“? Einheitliche Begriffe sorgen dafür, dass alle dieselbe Sprache sprechen.

5. KI-Strategie (soweit vorhanden)
Orientierungsrahmen, wie sich das Unternehmen den Einstieg und die Weiterentwicklung der KI vorstellt

6. Ethische Leitprinzipien
Fairness, Transparenz, Nichtdiskriminierung. Die KI darf keine Entscheidungen treffen, die Menschen benachteiligen – und sie darf nie das letzte Wort haben, wenn es um kritische Entscheidungen geht.

7. Rechts- und Compliance-Vorgaben
Welche Gesetze gelten? Was ist im Umgang mit personenbezogenen Daten zu beachten? Wichtig: Do’s & Don’ts verständlich formulieren.

8. Datenmanagement & Schutz von Geschäftsgeheimnissen
Welche Daten dürfen verwendet werden? Wie stellen Sie Anonymisierung, Sicherheit und Schutz sicher? Auch Betriebsgeheimnisse sind zu berücksichtigen.

9. Transparente Kennzeichnung von KI-Ergebnissen
Wie wird mit AI-Ergebnissen umgegangen? Ergebnisse sind zu prüfen und kennzuzeichnen.

10. Schulung & Awareness
Ohne Schulung keine Umsetzung. Ihre Policy sollte festlegen, wie und wann Mitarbeitende geschult werden – auch im Onboarding neuer Kollegen

11. Durchsetzung & Monitoring und Überprüfungs-Rhythmus
Wie wird die Policy kontrolliert? Wer prüft Einhaltung? Wie wird sie regelmäßig aktualisiert? Auch hier braucht es klare Prozesse. Mindestens einmal im Jahr sollte die Richtlinie überprüft werden. Änderungen – z. B. durch neue gesetzliche Vorgaben – müssen integriert werden.

12. Inkrafttreten & Zustimmung
Ab wann gilt die Policy? Wer bestätigt sie? Auch Betriebsrat oder Mitarbeitende sollten eingebunden werden – je nach Unternehmensstruktur.

Wie Sie starten – ganz pragmatisch

Sie müssen nicht alles auf einmal umsetzen. Beginnen Sie schlank:

• Bilden Sie ein kleines Team: IT, Fachbereich, Datenschutz – mit einem klaren Ziel
• Schaffen Sie Überblick: Welche KI-Tools sind im Einsatz oder geplant?
• Definieren Sie erste Regeln: Was ist erlaubt? Was verboten?
• Kommunizieren Sie offen: Holen Sie Mitarbeitende mit ins Boot
• Beginnen Sie mit Schulungen: Praxisnah und verständlich

So entsteht Schritt für Schritt eine Policy, die lebt – und wirkt.

Fazit: Struktur statt Wildwuchs

Eine KI-Policy bringt Ordnung in ein dynamisches Feld. Sie schützt, klärt, fördert Innovation – und schafft Vertrauen. Für Sie als Geschäftsführer oder Führungskraft heißt das: Sie setzen sich klar an die Spitze der KI-Entwicklung und bleiben handlungsfähig, statt nur zu reagieren.

Wenn Sie mehr erfahren möchten – oder konkret an der Einführung Ihrer eigenen KI-Policy arbeiten wollen: In Kürze findet bei der ANXO eine interaktive Veranstaltung zu diesem Thema statt. Mit Impulsen, Praxisbeispielen und direktem Austausch.

Sprechen Sie uns an. Wir begleiten Sie bei der Entwicklung Ihrer eigenen KI-Policy.

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