Projektrisiken frühzeitig erkennen

In Organisationen wird unserer Erfahrung nach tendenziell zu spät erkannt, wenn ein Projekt in falsche Bahnen läuft. Mögliche Konsequenzen sind unter anderem ein erhöhter Einsatz von (finanziellen) Ressourcen, Projektverzögerungen bis hin zu Verzögerungen von gesamtstrategischen Initiativen sowie eine gestiegene Demotivation in der Belegschaft. Häufig treten diese Konsequenzen auch nach und nach in Kombination auf.

Über die Jahre hinweg und in einer Vielzahl von Projekten haben sich für uns einige Indikatoren manifestiert, die frühzeitig auf ein Projekt in Schieflage hinweisen. Wir haben diese Indikatoren gesammelt und in einer 20-Punkte-Checkliste gebündelt. Diese Checkliste dient somit als ein pragmatisches Frühwarn-System für alle Projekte unabhängig der Größe oder des Projektinhalts. Als Daumenregel gilt: Spätestens nach der Verneinung von insgesamt fünf der folgenden Fragen, sollten Sie Ihr Projekt im Rahmen eines Projekt-Assessments kritisch hinterfragen.

Die ersten 10-Punkte der Checkliste beinhalten Fragen, die typischerweise bereits im Rahmen der Projekt-Etablierung umgesetzt oder zumindest festgelegt werden sollten:

1. Wurde schriftlich dokumentiert und an alle Projektmitarbeitenden kommuniziert, was nach Ende des Projekts erreicht werden soll? (Zieldefinition)
2. Wurden verbindliche Zwischenziele (Meilensteine) definiert?
3. Wurde festgelegt, wie der Erfolg des Projekts gemessen wird?
4. Gibt es eine transparente und allen bekannte Projektorganisation?
5. Existiert ein gemeinsames Verständnis über Aufgaben und Verantwortlichkeiten aller Gremien in der Projektorganisation (Lenkungsausschuss, Projektleitung etc.)?
6. Ist für jeden klar, wer was bis wann macht?
7. Wird sichergestellt, dass alle notwendigen Kompetenzen und Fähigkeiten im Team vertreten sind?
8. Sind Arbeitspakete der Teilprojektteams präzise voneinander getrennt und decken die gesamte Arbeit des Projekts ab?
9. Dient das Projekt der Erreichung der strategischen Ziele des Unternehmens und hat somit Rückhalt von der C-Ebene des Unternehmens?
10. Ist jeder Projektbeteiligte vor Projektbeginn ausreichend in alle notwendigen Tools (bspw. Collaboration Tools) und Prozesse eingearbeitet?

Die zweiten 10-Punkte der Checkliste beinhalten Fragen, die eher der Projekt-Durchführung zuzuordnen sind:

1. Ist die Erledigung von Aktivitäten nachvollziehbar und wird konsequent kontrolliert?
2. Wird der interne Auftraggeber spätestens alle zwei Wochen über Stand der Arbeiten, Budget- und Termineinhaltung informiert?
3. Gibt es ein Kommunikationskonzept, um notwendige Stellen wie Führungskräfte, Mitarbeiter, Lieferanten, Kunden etc. zielgerichtet und harmonisiert informieren zu können?
4. Sind wichtige Entscheidungen, die im Lenkungsausschuss final zu verabschieden sind, bereits vorab mit den Mitgliedern dieses Gremiums besprochen?
5. Gibt es die Möglichkeit in einem festgelegten Rahmen in regelmäßigen Abständen (z.B. zweiwöchentlich) gegenseitiges Feedback zu äußern?
6. Kommunizieren alle Projektmitglieder direkt miteinander und nicht über Umwege oder aneinander vorbei?
7. Gibt es ein funktionierendes Eskalationsmanagement?
8. Werden Ziele und Ergebnisse von Projektmeetings regelmäßig miteinander verglichen?
9. Nehmen Mitglieder der einzelnen Gremien auch tatsächlich an Sitzungen teil für die sie vorgesehen sind?
10. Ist sichergestellt, dass die Projektleitung regelmäßig über das Projekt betreffende strategische Grundsatzentscheidungen informiert wird?

Die gesamte Checkliste finden Sie hier zum Download

Tendenziell gilt: Je länger der Projektstart bereits in der Vergangenheit liegt, desto stärker sollten Sie eine Verneinung der ersten 10 Fragen der Checkliste gewichten. Und: Handeln Sie lieber früher als später! Ein Projekt-Turnaround ist mit weniger Intensität verbunden, je früher Sie die Notwendigkeit erkennen und handeln. Konsequentes Handeln besteht manchmal auch darin, Projekte in Schieflage nach einem gründlichen Projekt-Assessment proaktiv zu beenden.